Утверждено:
постановлением
Администрации Туруханского района
«13» ноября2010 г. № 1272-п
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОБЩЕМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ
ТУРУХАНСКОГО РАЙОНА
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение определяет основные задачи, полномочия и функции общего отдела Администрации Туруханского района (далее - общий отдел) и утверждается постановлением Администрации Туруханского района.
1.2. Общий отдел является структурным подразделением Администрации Туруханского района и осуществляет свою деятельность под руководством Главы администрации района. В оперативном управлении подчиняется начальнику общего отдела Администрации Туруханского района.
1.3. В своей деятельности общий отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, нормативными актами Правительства и Губернатора Красноярского края, правовыми актами Туруханского районного Совета депутатов и Администрации Туруханского района.
1.4. Общий отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями Администрации района, органами местного самоуправления поселений, предприятиями, организациями всех форм собственности.
1.5. Документы Администрации Туруханского района, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью муниципального образования Туруханский район и подлежат постоянному хранению в муниципальном архиве. До передачи на муниципальное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в Администрации Туруханского района.
1.6. Администрация Туруханского района обеспечивает сохранность, учёт, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в её деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счёт Администрации Туруханского района. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Администрации Туруханского района несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.7. В Администрации Туруханского района для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.
1.8. Обязанности по ведению архива Администрации Туруханского района возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива в соответствии с должностной инструкцией.
1.9. В своей работе специалист, ответственный за работу архива Администрации Туруханского района руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, распоряжениями, указаниями Администрации Туруханского района, правилами и другими нормативно-методическими документами Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации, методическими документами муниципального архива Туруханского района и настоящим Положением.
2.0. Контроль за работой с архивом осуществляет начальник общего отдела Администрации Туруханского района.
2.1. Организационно-методическое руководство за ведением ведомственного архива осуществляет специалист архива Администрации Туруханского района.
2.3 Финансирование и материально-техническое обеспечение общего отдела осуществляется за счет средств местного бюджета, предусмотренных на содержание органов местного самоуправления.
2.4. Администрация Туруханского района обеспечивает общий отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности архивных документов, охрану помещений, их содержание, оборудование, техническое оснащение, транспортное обслуживание, создание необходимых условий труда.
2.5. Общий отдел пользуется гербовыми печатями Администрации района, в установленном порядке.
2. Основные задачи
2.1. Организация и совершенствование единой системы документационного и информационного оборота Администрации района, структурных подразделений Администрации района.
2.2. Подготовка и выпуск документов Администрации района, создание электронной базы постановлений и распоряжений Администрации района.
2.3. Контроль за соблюдением сроков исполнения документов по поручению Главы Администрации района и поступающих из других организаций.
2.4. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, порядка изготовления, регистрации, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, мастичных угловых штампов, гербовых бланков документов в структурных подразделениях Администрации района.
2.5. Обеспечение рассмотрения устных и письменных обращений граждан.
2.6. Организация работы архива Администрации Туруханского района.
2.7. Организация хранения, комплектования (формирования), учета и использования архивных документов Администрации района, в соответствии с Положением о ведомственном архиве.
2.8. Реализация и обеспечение кадровой политики Администрации района.
2.9. Разработка и реализация планов профессионального развития повышения квалификации муниципальных служащих.
2.10. Обеспечение законности, информационной открытости в деятельности отдела.
2.11. Обеспечение предотвращения, выявления и устранения коррупционных проявлений в деятельности отдела.
2.12. Организация стабильной работы вспомогательной службы по хозяйственно-организационному обеспечению:
- охране зданий и товаро-материальных ценностей;
- уборке помещений;
- транспортному обеспечению.
3. Основные функции общего отдела
Общий отдел в соответствии с основными задачами и в пределах предоставленных полномочий осуществляет следующие функции:
3.1. Организует делопроизводство и осуществляет контроль за его состоянием в Администрации района в соответствии с документом "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения", одобренным коллегией Главархива СССР 27 апреля1988 г. (Приказ Главархива СССР от 23 мая1988 г. N 33), Регламентом Администрации Туруханского района, Инструкцией по делопроизводству в Администрации Туруханского района.
Разрабатывает и внедряет мероприятия по рациональной постановке делопроизводства.
3.2. Внедряет и совершенствует автоматизированную систему документационного обеспечения в Администрации района, новые технологические приемы, сокращающие объем бумажного документооборота.
3.3. Разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативную правовую базу, регулирующую деятельность Администрации района, ее структурных подразделений по вопросам документационного обеспечения, подготовки и оформления проектов правовых актов Администрации района.
3.4. Осуществляет контроль за подготовкой проектов актов Администрации района, приведение их в соответствие с требованиями, предъявляемыми к документам официального делового стиля, оформление на соответствующем бланке, представление Главе Администрации района для подписания, регистрацию и выпуск подписанных документов.
3.5. Создает электронную базу постановлений и распоряжений Администрации района.
3.6. Обеспечивает хранение официальных текстов (оригиналов) постановлений и распоряжений Администрации района.
3.7. Осуществляет подготовку проектов правовых актов, методических материалов и предложений по вопросам информационного и документационного обеспечения, работы с документами.
3.8. Определяет порядок прохождения и обработки документов и материалов, поступающих на имя Главы Администрации района, заместителей Главы Администрации района, а также исходящей корреспонденции Администрации района.
3.9. Вносит предложения по разработке информационно-поисковых систем документов (автоматизированные или традиционные картотеки, справочники, классификаторы и кодификаторы документной информации).
3.10. Обеспечивает эксплуатацию автоматизированных информационных систем в части программного обеспечения.
3.11. Контролирует правильность эксплуатации компьютерной техники в отделах Администрации района.
3.12. Подготавливает рекомендации по выбору и приобретению компьютерной техники, комплектующих и программных средств.
3.13. Обеспечивает поддержку программных средств, используемых в Администрации района.
3.14. Обеспечивает Администрирование сети.
3.15. Обеспечивает разработку, внедрение, сопровождение и контроль за системой информационной безопасности Администрации района.
3.16. Осуществляет методическое руководство работой по ведению делопроизводства в Администрации района, структурных подразделениях Администрации.
3.17. Оказывает практическую помощь и разрабатывает рекомендации по совершенствованию системы работы с документами, в том числе по вопросам внедрения электронного документооборота в структурных подразделениях Администрации района, администрациях городских, сельских поселений.
3.18. Осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки, обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов.
3.19. Осуществляет систематический контроль за:
- соблюдением установленных сроков и порядка представления Главе Администрации района проектов постановлений и распоряжений Администрации района;
- соблюдением сроков согласования проектов нормативных правовых актов Администрации района;
- соблюдением требований Инструкции по делопроизводству в Администрации района, ее органах и структурных подразделениях при подготовке проектов правовых актов Администрации района и служебных документов;
- соблюдением установленного порядка изготовления, хранения, использования, уничтожения гербовых и простых печатей, угловых мастичных штампов, гербовых бланков в структурных подразделениях Администрации района;
- организацией в Администрации района работы с документами, имеющими гриф "Для служебного пользования";
- организацией работы с документами Губернатора и Правительства края и иными документами, полученными по электронной почте.
3.20. Обрабатывает служебную корреспонденцию, информационные материалы и представляет их Главе Администрации района. Выдает справочную информацию о прохождении и состоянии рассмотрения корреспонденции, поступившей на имя Главы Администрации района.
3.21. Обрабатывает документы, законченные текущим делопроизводством, формирует документационный фонд, обеспечивает сохранность документов и защиту их от несанкционированного доступа, последующую передачу их на хранение в архив района.
3.22. Составляет проект номенклатуры дел Администрации района и представляет его для утверждения в установленном порядке Главе Администрации района.
3.23. Оформляет, учитывает и хранит в течение установленного срока документы в соответствии с номенклатурой дел.
3.24. Готовит и выдает в установленном порядке заверенные копии документов по запросам структурных подразделений Администрации района, организаций и физических лиц.
3.25. Участвует в организационно-технической подготовке совещаний и других мероприятий с участием Главы Администрации района.
3.26. Направляет копии правовых актов Администрации района в электронном формате и на бумажных носителях в структурные подразделения Администрации района, администрации городских, сельских поселений, для опубликования в официальных источниках.
3.27. В процессе согласования правовых нормативных актов Администрации района направляет в прокуратуру района проекты правовых актов для проведения антикоррупционной экспертизы, в соответствии с решением Главы Администрации о необходимости направления не позднее чем за 10 дней до принятия нормативного правового акта.
3.28. Готовит к размещению на официальном интернет-сайте муниципального образования Туруханский район постановления Администрации по социально значимым вопросам.
3.29. Ежемесячно предоставляет копии постановлений Администрации для формирования Регистра муниципальных нормативных правовых актов на бумажном и электронном носителях.
3.30. Разрабатывает совместно со структурными подразделениями Администрации района мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
3.31. Разрабатывает формы стандартных бланков организационно-распорядительных документов Администрации района на основе формуляра-образца по ГОСТу Р 6.30-2003.
3.32. Ведет журнал регистрации гербовых и простых мастичных печатей, штампов Администрации района и ее структурных подразделений. Организует работу комиссии по уничтожению гербовых и простых печатей, штампов, выделенных к уничтожению, испорченных гербовых бланков.
3.33. Разрабатывает эскизы печатей и штампов, отдельных видов документов Администрации района, бланки постановлений, распоряжений Администрации района.
3.34. Организует прием и регистрацию поступивших в Администрацию района заявлений и жалоб граждан.
3.35. Организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений, жалоб юридических и физических лиц, поступивших в Администрацию Туруханского района, и принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к его компетенции, выдает в установленном порядке организациям и гражданам справки социально-правового характера, копии, выписки из документов, находящихся в общем отделе.
3.36. Осуществляет контроль за соблюдением сроков при рассмотрении предложений, заявлений и обращений граждан, анализ и обобщение состояния этой работы в структурных подразделениях Администрации района.
3.37. Подготавливает материалы для проведения совещаний по работе с обращениями граждан.
3.38. Обеспечивает деятельность Главы Администрации района по реализации основных направлений кадровой политики и прохождения муниципальной службы.
3.39. Готовит предложения о реализации положений федеральных законов, законов края и иных нормативных правовых актов о муниципальной службе и вносит указанные предложения Главе Администрации района, в ведении которого находятся вопросы организационного, кадрового и правового обеспечения деятельности Администрации района.
3.40. Анализирует кадровый потенциал органов, подразделений Администрации района, определяет потребности в кадрах.
3.41. Согласовывает положения об структурных подразделениях Администрации района.
3.42. Осуществляет подготовку документов по назначению руководителей структурных подразделений Администрации района, руководителей муниципальных предприятий и учреждений, оформляет трудовые договоры в соответствии с действующим законодательством и правовыми актами района.
3.43. Осуществляет подготовку документов для проведения собеседования Главы Администрации района с гражданами, поступающими на муниципальную службу.
3.44. Оформляет прием, перевод, перемещение, увольнение муниципальных служащих Администрации района в соответствии с трудовым законодательством, законодательством о муниципальной службе, правовыми актами района. Оформляет предоставление отпусков муниципальным служащим Администрации района, руководителям структурных подразделений Администрации района.
3.45. Осуществляет заключение трудовых договоров с муниципальными служащими Администрации района, в соответствии с трудовым законодательством, законодательством о муниципальной службе, оформляет изменения и дополнения к трудовым договорам.
3.46. Устанавливает надбавки муниципальным служащим Администрации района.
3.47. Ведет и хранит трудовые книжки, унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда (личные карточки формы Т-2ГС(МС), личные дела лиц, замещающих должности муниципальной службы и иных работников в Администрации района.
3.48. Ведет и хранит трудовые книжки, унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда (личные карточки формы Т-2), личные дела руководителей муниципальных предприятий и учреждений, деятельность которых координируется Администрацией района.
3.49. Формирует график отпусков муниципальных служащих и иных работников Администрации района.
3.50. Обеспечивает подготовку документов, необходимых для назначения трудовых пенсий, пенсий за выслугу лет лицам, замещавшим должности муниципальной службы в Администрации района, пособий муниципальным служащим и иным работникам Администрации района.
3.51. Устанавливает пенсию за выслугу лет лицам, замещавшим должности муниципальной службы в Администрации района (в том числе структурных подразделениях) либо иных органах местного самоуправления, ликвидированных и не имеющих правопреемника, в порядке, установленном законодательством и правовыми актами района.
3.52. Оформляет и ведет учет служебных удостоверений муниципальных служащих Администрации района, руководителей муниципальных предприятий и учреждений.
3.53. Обеспечивает подготовку документов для направления в служебные командировки муниципальных служащих Администрации района, руководителей структурных подразделений Администрации района.
3.54. Выдает справки о замещении должностей муниципальной службы, о прохождении муниципальной службы, копии трудовой книжки по просьбе лиц, замещающих должности муниципальной службы и иным работникам в администрации района.
3.55. Организует работу по выдаче лицам, замещающим должности муниципальной службы и иным работникам, страховых медицинских полисов, страховых свидетельств обязательного пенсионного страхования.
3.56. Рассматривает случаи нарушения трудовой дисциплины муниципальными служащими и иными работниками Администрации района.
3.57. Ведет Реестр муниципальных служащих Администрации района.
3.58. Участвует в организации прохождения диспансеризации муниципальными служащими Администрации района.
3.59. Организует проверку достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на муниципальную службу.
Организует проверку сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих, а также соблюдения связанных с муниципальной службой ограничений, установленных законодательством.
3.60. Организует работу по проведению квалификационного экзамена для присвоения классного чина муниципальным служащим Администрации района.
3.61. Готовит проекты распоряжений Администрации района о присвоении муниципальным служащим, сдавшим квалификационный экзамен, классного чина.
3.62. Организует работу по формированию конкурсных комиссий и проведению конкурсов на замещение вакантных должностей муниципальной службы.
3.63. Организует повышение квалификации муниципальных служащих.
3.64. Организует проведение семинаров по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
3.65. Организует и проводит аттестацию муниципальных служащих Администрации района.
3.66. Взаимодействует с Администрацией Красноярского края по вопросам муниципальной службы и кадровой политики, подготовки и повышения квалификации муниципальных служащих.
3.67. Участвует в подготовке Регламента Администрации района и контролирует его выполнение в пределах компетенции отдела.
3.68. Участвует в разработке условий поощрения муниципальных служащих.
3.69. Организует работу по представлению к награждению Почетными грамотами, Благодарственными письмами, Главы Администрации района, поощрению денежными премиями и ценными подарками муниципальных служащих, граждан, коллективов предприятий и учреждений района.
3.70. Взаимодействует с Туруханским районным Советом депутатов по вопросам муниципальной службы.
3.71. Консультирует муниципальных служащих Администрации района по правовым и иным вопросам муниципальной службы.
3.72. Организует своевременное рассмотрение обращений граждан, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
3.73. Обеспечивает сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения.
3.74. Обеспечивает защиту персональных данных муниципальных служащих в соответствии с компетенцией отдела.
3.75. Разрабатывает проекты правовых актов Администрации района в области кадровой политики и организационной работы.
3.76. Подготавливает проект графиков дежурства ответственных дежурных в праздничные дни.
3.77. Обеспечивает своевременное приведение в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации правовых актов Администрации района по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
3.78. Планирует, организует и контролирует проведение ремонтных работ зданий, гаражей, складов, отопительной системы, электроосвещения.
3.79. Обеспечивает условия по соблюдению техники безопасности сотрудниками Администрации района, пожарной безопасности и иные условия для сохранности зданий, оборудования и систем Администрации района.
3.80. Организует получение, складирование и хранение товаро-материальных ценностей, поступающих в адрес Администрации района.
3.81. Ведет учет товаро-материальных ценностей и представляет отчетность в бухгалтерию Администрации в соответствии с требованиями инструкции по учету и отчетности, в установленные сроки.
3.82. Формирует заявки на товаро-материальные ценности для технического обеспечения стабильной работы Администрации района.
3.83. Следит за состоянием и обновлением в случае необходимости государственного флага на здании Администрации района.
3.84. Выполняет иные полномочия и функции на основании действующего законодательства Российской Федерации и правовых актов района.
4. Права
Общий отдел для выполнения возложенных на него задач и функций имеет право:
4.1. Представлять Администрацию Туруханского муниципального района по всем вопросам, входящим в компетенцию общего отдела.
4.2. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимую информацию о состоянии делопроизводства, кадровой работе и работе архивов в структурных подразделениях Администрации района, а также информацию о муниципальных служащих.
4.3. Принимать участие в совещаниях и мероприятиях районного уровня для рассмотрения вопросов, входящих в компетенцию общего отдела и связанных с выполнением им задач и функций.
4.4. Проводить, в соответствии с распоряжением Главы Администрации района, проверки состояния делопроизводства и утвержденного порядка работы с документами, порядка изготовления, использования, хранения и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов, бланков документов в структурных подразделениях Администрации района.
4.5. Запрашивать у руководителей информацию о ходе выполнения документов и причинах нарушения установленных сроков исполнения. При необходимости направлять официальные письменные запросы.
4.6. Возвращать на доработку проекты документов, представленные структурными подразделениями Администрации района, оформленные с нарушением установленных требований.
4.7. Не принимать к регистрации и отправке, печатанию, документы, подготовленные и оформленные с нарушениями установленных требований.
4.8. Вносить предложения по совершенствованию нормативной правовой базы, относящейся к деятельности Администрации района.
4.9. По результатам комплексных проверок разрабатывать и вносить рекомендации по улучшению и совершенствованию документационного обеспечения структурных подразделений Администрации района.
4.10. Участвовать в работе экспертной комиссии Администрации района.
4.11. Требовать оперативную и качественную организацию печатных и копировально-множительных работ в Администрации района, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации района и основными требованиями на организационно-распорядительную документацию.
4.12. Требовать надлежащее оформление документов, подлежащих согласованию с экспертной комиссией Администрации района.
4.13. Принимать на хранение в архив Администрации района документы, оформленные в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации района.
4.14. Устанавливать рабочие связи в целях обмена опытом работы с аналогичными подразделениями других районов края.
5. Организация работы
Общий отдел в целях выполнения возложенных на него задач и функций обязан:
5.1. Соблюдать требования действующего законодательства, правовых актов Главы Администрации района.
5.2. Оперативно выполнять поручения Главы Администрации района, его заместителей.
5.3. Общий отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Главой Администрации района.
Начальник отдела является муниципальным служащим.
5.4. Начальник отдела:
5.4.1. Организует деятельность общего отдела и несет персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на отдел.
5.4.2. В пределах своей компетенции дает указания, обязательные для исполнения специалистами отдела, и обеспечивает контроль за их исполнением.
5.4.3. Обеспечивает соблюдение Инструкции по делопроизводству Администрации района, внедряет в практику рациональные способы подготовки и хранения документов, определяет потребность отдела в технических средствах, оборудовании для архива Администрации района.
5.4.4. Вносит в установленном порядке предложения о назначении и освобождении от должности специалистов отдела.
5.4.5. Осуществляет контроль за рассмотрением предложений, заявлений, жалоб граждан и организацией приема граждан в Администрации района.
5.4.6. Организует работу по повышению квалификации работников общего отдела.
5.5. Реорганизация или ликвидация общего отдела осуществляется Главой Администрации района в соответствии с действующим законодательством.
